RECRUTAMENTO DE UM/A ASSISTENTE ADMINISTRATIVO PARA UNIDADE DE GESTÃO DE PROJETO DE HARMONIZAÇÃO E MELHORIA DAS ESTATÍSTICAS EM AFRICA OCIDENTAL E CENTRAL
Apresentação do Projeto
Contexto
O Projeto de Harmonização e Melhoria das Estatísticas na África Ocidental e Central (HISWACA – SOP1) é um projeto regional que visa apoiar conjuntamente os países da África Ocidental e Central para melhorar as estatísticas de desempenho dos sistemas estatísticos nacionais e regionais, em particular fontes de dados e infraestruturas de dados, assegurando ao mesmo tempo que os resultados estatísticos são harmonizados e tornados mais comparáveis. A Fase 1 do projeto regional (HISWACA SOP1) centrar-se-á no apoio aos seguintes países da África Ocidental: Benim, Guiné, Guiné-Bissau, Mali, Mauritânia, Níger, Senegal e Gâmbia.
A HISWACA SOP1 também apoiará o Departamento de Estatística da Comunidade Económica dos Estados da África Ocidental (CEDEAO), o Instituto de Estatística da UA (STATAFRIC) e a Comissão da União Económica e Monetária da África Ocidental (UEMOA) no seu papel de coordenação e defesa. melhorar a comparabilidade e a harmonização das estatísticas.
A UGP-HISWACA sita na estada de volta concretamente no BCR em Bissau, Antula é representado pelo seu Coordenador na qualidade de Agência de Execução do projeto referenciado, lança o presente concurso para o recrutamento dum(a) Assistente Administrativo(a) para desempenhar as seguintes funções:
Missões do Assistente Administrativo
- Organizar a secretaria de apoio e assegurar o funcionamento adequado dos serviços administrativos da UGP_HISWACA;
- Velar pela observância dos procedimentos administrativos em todos os actos da UGP;
- Gerir agenda do Coordenador e apoiar a UGP_HISWACA, nomeadamente receber e expedir correspondências, ofícios, notas de serviço, relatórios e outros documentos;
ü Sob orientações do Coordenador, marcar e seguir calendário das reuniões e/ou encontros entre pessoal da UGP_HISWACA e outras instituições e internamente;
ü Preparar e editar correspondências, comunicações, apresentações, discursos e outros documentos relevantes e fazer respetivo encaminhamento;
ü Criar e gerir o sistema de controlo de documentos e arquivos do Projeto;
ü Controlar e garantir a correta difusão de notas de serviço, circulares, diretivas administrativas e toda a documentação que requeira difusão geral;
ü Proceder arquivo dos documentos destinados aos diferentes serviços, de acordo com padrões tecnicamente reconhecidos (alfabético, numérico, cronológico, área, etc.) de forma a permitir a sua rápida localização;
ü Arquivar as correspondências por natureza (regulamentos recebidos, correspondências diversas enviadas e recebidas);
ü Assegurar a qualidade dos documentos que requerem aprovação e/ou assinatura do Coordenador;
ü Avisar em tempo oportuno, ao Coordenador e, se necessário for à equipa, sobre os encontros e acontecimentos importantes por forma a incluir uma efetiva priorização e resolução de conflitos de agenda;
ü Elaborar e manter atualizada uma lista de contactos internos e externos relevantes para UGP.
ü Assistir, sempre que necessário, às reuniões e produzir actas e/ou relatórios das mesmas;
ü Preparar as missões de serviço do Pessoal do Projeto e, em caso de necessidade, também as dos Consultores da UGP;
ü Velar pelo respeito da legislação do trabalho em vigor na Guiné-Bissau;
ü Registar faltas, licenças e apoiar o RAF na gestão das férias do pessoal do projeto;
ü Apoiar RAF na gestão de todo património do Projeto HISWACA;
- Manter actualizado o Inventário de consumíveis e do Património da UGP_HISWACA e participar ao Responsável da Administração e Finanças das utilizações indevidas dos mesmos;
- Garantir a gestão adequada da Caixa de Pequena, das senhas de combustível e do Economato (consumíveis do escritorio);
Executar toda as demais tarefas que lhe forem confiadas pelo superior hierárquico
Treinamento/experiência
- – Ter pelo menos 2 anos de experiência em questões administrativas e de gestão de escritorios, nomeadamente preparação de faturas, notas de encomendas, guias de remessa e de recepção, agendas de executivos, redação de memorandos e correspondencias etc;
- Experiência comprovada em fazer anotações, redação e edição;
- Experiência em gestão de eventos e logística do Projectos;
- Conhecimento e bom manuseamento do Microsoft Office (Word, Excel, Outlook e PowerPoint) no domínio do utilizador;
- Ter experiencia comprovada de 2 anos como assistente ou secretario/a administrativo dos projetos. A experiência em Projetos financiados pelo Banco Mundial será uma vantagem;
- FORMAÇÃO
O/A candidato/a debe ter no mínimo licenciatura em Secretariado, Contabilidade, Gestão e Administração, Relações Públicas, Comunicação, Finanças e Bancos, Direito ou áreas afins;
- COMPETÊNCIAS E COMPORTAMENTO
- Excelente capacidade de escrita, transmissão e comunicação;
- Capacidade de organização e priorização das tarefas/agendas;
- Habilidade para gerir múltiplas tarefas simultaneamente, priorizar e cumprir prazos apertados;
- Capacidade para trabalhar com equipas multidisciplinares e multiculturais;
- Capacidade de coordenação com departamentos da UGP, Agências e Consultores independentes;
- Amplo senso de discrição, comprometimento e integridade;
- Habilidade para trabalhar de forma independente com apenas mínimo de instrução e supervisão;
- Capacidade para tomar notas e escrever resumos/ memorando de forma rápida e precisa;
- Comprometimento com aprendizagem e melhoria contínua;
- Habilidade para trabalhar sob pressão;
Estar disponível para uma boa performance do Projeto HISWACA
Posição hierárquica
O Assistente Administrativo trabalhará sob a supervisão direta do Responsável Administrativo e Financeiro da UGP-HISWACA;
línguas
É necessária fluência em português escrito e falado. Compreender francês e/ou inglês é uma vantagem.
Contrato e duração:
O contrato do Assistente Administrativo é de 1 (um) ano, renovável mediante avaliação de desempenho considerada satisfatória pelo Responsável Administrativo e Financeiro do Projeto. Um período probatório de seis (6) meses é exigido para o primeiro ano.
Os candidatos interessados devem colocar num envelope fechado os seguintes documentos:
- VIII. DOCUMENTOS EXIGIDOS
- Carta de Motivação;
- Curriculum vitae atualizado;
- Cópia de diplomas e certificados de formações superiores;
- Cópia do BI;
- DURAÇÃO DO CONTRATO
O contrato do(a) assistente administrativo tem a duração de um (01) ano, renovável com base numa avaliação de desempenho considerada satisfatória pelo Responsável Administrativo e Financeiro do Projeto. Os seis (06) primeiros meses de contrato são considerados período probatório.
Os dossiês de candidatura podem ser submetidos nos seguintes endereços:
Departamento Central de Recenseamento (DCR/RGPH4), sito na Avenida Malam Bacai Sanhá (que liga Bairro Antula à Direção Geral das Alfandegas). O dossiê de candidatura deve ser entregue em envelope fechado, com menção “Assistente Administrativo para o projeto HISWACA” ao Senhor Namiran José Ramalho
Ou e-mail: namiran2016@gmial.com
Para mais informações, contactar a UGP, Tel. (245) 95 615 30 30/95 5242554/9667522 41,
A data-limite para manifestação de interesse é até o dia 20 de junho de 2024, às 12h00 (hora de Bissau).
E-mail: namiran2016@gmail.com ou malamcassama2@gmail.com
A Unidade de Gestão do Projeto
